Cómo escoger una app de espacio de coworking: La mejor comparación de soluciones

Es complicado imaginarse una marca importante de coworking sin una aplicación de espacio de trabajo. Tampoco hay una falta de software innovador para espacios de trabajo flexibles. Algunas empresas llaman a su tecnología software de gestión de espacio de coworking y prometen la automatización de los papeleos. Otros se enfocan en los inquilinos y priorizan la experiencia del usuario final, a este se le llama software de espacio de coworking. Vamos a descubrir cuál es el mejor para ti.

Primero que todo, necesitas decidir para quién estás eligiendo el software

¿Estás buscando un software de coworking para miembros o mánageres?

La diferencia fundamental entre todos los participantes del mercado es para quién desarrollan el software.

1. Un software de gestión de espacio de coworking está diseñado para los administradores. Sus usuarios principales son los mánageres de la comunidad, representantes de ventas, contadores y otros miembros del equipo del espacio de trabajo y sus empleados.

Los desarrolladores de software de gestión del espacio de trabajo tienen como objetivo algo que es casi inalcanzable. Buscan consolidar todos los aspectos de tu negocio en una sola plataforma. Idealmente, esta tecnología debería ahorrarle tiempo al equipo de gestión automatizando tareas de rutina como la emisión de recibos y los pagos, la gestión de relaciones con el usuario y más.

Algunas veces, estos software de gestión incluso prometen apps para los miembros, pero es muy difícil juntar ambos mundos, ¿no es así?

2. El software de espacio de coworking es creado para los inquilinos. Coloca a tus clientes por encima de todo. Primero y principal, este tipo de tecnología prioriza la experiencia del usuario. Su objetivo principal es juntar todos los servicios del espacio de trabajo en una aplicación de fácil acceso en la cual los inquilinos puedan encontrarlas y obtener cualquier cosa que necesiten.

Nota: Sería una utopía pensar que un software de gestión de coworking te liberará de toda la gestión a través de la automatización. No vas a estar sentado y relajado, ya que tienes que gestionar esta “automatización” y continuar controlando todos los procesos.

De hecho, el software de gestión de coworking es solo un nombre prometedor que no puede ser tomado como algo literal.

Y el software de espacio de coworking, si los clientes lo utilizan por sí mismos, ¿no es esto la mejor automatización posible?

El próximo paso es descubrir cuáles son los problemas que quieres resolver.

¿Características o soluciones? ¿Qué es lo que estás buscando?

¿Qué es lo que buscas cuando vas a comprar un software? Probablemente a lo primero que haces clic es en la pestaña de Características en la página principal. Mientras más características encuentres ahí, más increíble parece el producto. ¿Pero, un paquete sólido de características te garantiza el mismo paquete sólido de soluciones para tus problemas? Desafortunadamente, esto no ocurre.

Permíteme aclarar esto. Una característica no significa una solución. Una solución es un producto bien ejecutado que resuelve un problema real. Un producto que cuenta con muchas características, pero no se enfoca en algo en específico es un fracaso. La mayoría de las veces necesitas deshacerte de casi todas estas características para crear una mejor solución, lo cual significa un principio de Pareto (regla de 80/20) en el trabajo.

La mayoría de software de gestión de espacio de coworking son publicitados como “todo en uno”, “todo incluido” o “muchas características”. Sin embargo, después de haber leído el párrafo anterior, probablemente te habrás dado cuenta de que vender características no es la mentalidad correcta, ya que no te estás enfocando en los clientes.

Los clientes no quieren comprar características, quieren soluciones a sus problemas. Entonces, si un vendedor quiere mantener feliz a un cliente, deben olvidarse de las características.

Así es, al escoger una app para tu espacio de trabajo, tienes que preguntarte, “¿es esto una solución a mi problema?” Permítanme citar un par de ejemplos de soluciones superando el enfoque de las características.

Para cuando el iPhone fue presentado, no contaba con una tarjeta SD, estilo, teclado de hardware, características que todos pensaban que eran esenciales. Una comparación de característica por característica del iPhone con Windows Mobile o Blackberry dejaban a iPhone como el perdedor. Pero iPhone se enfocó en lo que importa más: la experiencia del usuario y esto permitió que el dispositivo adquiriera una inmensa popularidad.

Twitter es otro ejemplo. Como red social, Twitter es muy básica. Incluso ahora, Twitter no permite editar los tweets y cuenta con un límite de caracteres. Si lo enfrentas a Facebook, pierde en el juego de la funcionalidad, pero cientos de millones utilizan Twitter porque resuelve el problema de la entrega rápida de información.

Resumiendo todo lo dicho en esta sección, solo porque una característica exista en un producto competitivo, eso no significa que la vas a utilizar. Solo vas a utilizar una solución exitosa para tus necesidades específicas. Eso nos lleva al tercer punto.

Darles a los miembros de tu equipo un software profesional que amen

¿Qué software prefieren tus empleados?

Construir un equipo efectivo es algo desafiante. Cuando tienes la suerte de encontrar un profesional experimentado o un aspirante para tu equipo, tienes que darles las herramientas necesarias para que sean productivos.

Si tu representante de ventas tiene experiencia demostrada, vasta experiencia en ventas y sabe usar muy bien un CRM favorito, tal vez no quieran utilizar un CRM semiprofesional hecho a medias en tu sistema de gestión de espacio de coworking todo en uno. Lo mismo aplica para la contabilidad: un financiero experto ya conoce y ama un app de recibos como Xero o Quickbooks.

Vamos a suponer que has comprado el software de gestión de coworking de todo en uno esperando que tus empleados se acostumbren a las herramientas que contiene. Desafortunadamente, al final del día, probablemente encontrarás a tu equipo usando algunas herramientas profesionales familiares, ya que los reemplazos que ofreces no cumplen con los requerimientos.

Como dice el proverbio, el que abarca mucho poco aprieta

Las herramientas profesionales que usa tu equipo pueden cubrir casi todo, excepto una cosa, la gestión de la comunidad. Esta es la tarea del app de coworking. Entonces, si el personal está usando el software de coworking casi exclusivamente, ¿para qué necesitas todas las demás características que están incluidas?

Empareja características y soluciones

Si muchas características no resuelven problemas particulares, se vuelven algo indeseado

Para resumirlo, te animo a cuestionar cada característica que la sabiduría convencional dice que “debes tener”. Verás que la mayoría de estas características no son esenciales y pueden ser descartadas sin arrepentimientos.

Recuerda que las características útiles pueden estar enterradas en un producto grande. Cuando las revises, pregúntate, “¿Esta característica aborda mi problema? ¿De qué forma se beneficiará un grupo específico de personas (miembros del espacio de coworking/mánageres de la comunidad)? ¿Es solo otra característica o es una solución?”

Este enfoque te ayudará a enfocarte en un producto útil diseñado para las necesidades de una audiencia vertical que tú, tus miembros y tus mánageres amarán.

Cuando finalmente encuentres uno perfecto para tu espacio de trabajo con un conjunto perfecto inicial de característica = soluciones, pregúntale al vendedor si el producto está preparado para evolucionar. ¿Qué próximas soluciones están desarrollando / van a desarrollar para mantener el conjunto inicial relevante?

Resultado: El cambio de un punto de vista centrado en el producto a un punto de vista centrado en el consumidor te ayudará a escoger la solución más atractiva y barata para tu problema.

Pista: Si piensas que hiciste una elección equivocada, nunca es tarde para migrar a una mejor solución.

andcards vs. otros software de gestión de coworking

Es natural comparar sistemas al escoger un producto ideal para tu espacio de trabajo y esta sección está dedicada a una comparación a profundidad de andcards con otras apps de coworking disponibles en el mercado.

andcards es un buen ejemplo del enfoque de soluciones por encima de las características. Es un software de espacio de coworking centrado en los miembros desarrollado para marcas que priorizan la felicidad y la comodidad de los residentes como la única forma de hacer crecer el negocio.

El app de coworking de andcards aborda problema comunes como la reserva de salas, los beneficios de la membresía, los pagos, el soporte al cliente y otros, desde el punto de vista de un cliente del espacio de trabajo. Por lo tanto, “los miembros primero” no es un truco de marketing, es una dirección estratégica fundamental del producto que voy a comentarte a continuación.

Aquí tenemos algunos ejemplos del enfoque “centrado en el cliente” vs. “todo en uno”.

Enfocarse en la experiencia del usuario

Los clientes en el espacio de trabajo están ocupados enfocándose en el crecimiento y la productividad del negocio. No tienen tiempo ni el deseo de descubrir para qué son todos esos botones y pestañas. Un software enfocado en sus miembros debe ser intuitivo y fácil de usar desde el comienzo sin necesitar un aprendizaje preliminar. Debe simplificar y no complicar demasiado la vida de los residentes.

• Otro software: Ofrecen sistemas de diseño híbridos que los clientes no conocen. En vez de utilizar las bases establecidas en la investigación de Google o Apple, los sistemas de gestión de coworking escogen construir sus propias interfaces y los usuarios tienen que descifrarlas y acostumbrarse a ella.
• andcards: Utiliza un diseño nativo (Material Design en Android y Human Interface Guidelines en iOS). Esto asegura que los inquilinos ya sepan cómo utilizar las apps. La navegación del app, los elementos de la interfaz, cada detalle es familiar.

Complejidad de los flujos de trabajo

Construir un negocio no es una tarea sencilla. Esto es muy cierto en un negocio de espacio de trabajo compartido con su sinergia de espacio físico y otros servicios. Requiere un sistema eficiente de procesos de negocio entrelazados.

• Otro software: las tareas de gestión se pueden volver muy complejas para lograr un cierto objetivo. Todas esas funciones tienen que estar en algún lado, esto significa un arreglo sofisticado de menús y botones.
• andcards: Desde la perspectiva del cliente, incluso las tareas de gestión compuesta tienen que ser lo más simples posibles. Los empresarios están consentidos con apps e interfaces increíbles, ellos valoran su tiempo y rechazan complicaciones innecesarias. Es por eso que andcards utiliza guías de diseño nativas y una lógica de interfaz simple.

Échale un vistazo a la imagen. Aquí juntamos la complejidad del flujo de trabajo y la audiencia central, la cual muestra una comprensión de cómo son posicionadas las diversas opciones del software:

Móvil primero

Actualmente, tenemos que observar un cambio drástico de plataforma. En los últimos siete años, el tráfico móvil ha subido en un 222%. Las nuevas generaciones crecen con teléfonos en sus manos. El internet de banda ancha y la computación móvil están creciendo, ya que las personas quieren ser productivos y estar en movimiento.

• Otro software: El software de gestión de coworking te otorga un conjunto de herramientas administrativas que te ayudan a controlar el espacio de trabajo cuando estás en tu escritorio, mientras que las apps móviles son algo para hacer después.
• andcards: La tecnología de espacio de coworking prioriza la movilidad y proporciona apps de marca blanca a través de todas las plataformas populares. No hay un panel administrativo separado y un app para miembros. El equipo de andcards construye un producto que tanto los usuarios como los administradores usan, solo que los administradores tienen más permisos de acceso.

Tecnología moderna para el punto de contacto de la marca

Un app del espacio de trabajo que usas debe lucirse y sentirse increíble porque al ser enfocada en los miembros, apoya la imagen de marca de coworking y debe impresionar al usuario. Un buena marca de coworking nunca ofrecerá a sus miembros apps anticuadas o imposibles de utilizar porque esto afectará negativamente su reputación.

• Otro software: La mayoría de los sistemas de gestión de coworking actualizan sus apps móviles cada 6–12 meses. Esto sucede raras veces porque las apps móviles son secundarias y no el producto principal.
• andcards: Nuestras apps web se actualizan a diario y las apps móviles se actualizan cada semana. Las apps de miembros son nuestro producto principal y comprendemos la importancia de tener apps actualizadas para mantener una sólida imagen de marca. El modo oscuro de andcards es un buen ejemplo de cómo debe seguir tu app de coworking las últimas tendencias de interfaz de usuario. Solo andcards ha soportado el modo oscuro por más de un año. Implementamos la interfaz negra justo después de que Apple y Google adoptaron un nuevo paradigma de diseño.

Compromiso de la audiencia

Piensa en la audiencia de tu espacio de trabajo: ¿cuántas personas son residentes que pagan, residentes gratuitos y tu equipo? Si piensas en tus clientes, tienes dos grupos: Los que pagan por ellos mismo y a los que les pagan otros.

Es indudable que tienes que dar una buena experiencia a los que pagan. ¿Pero qué sucede con los residentes que visitan? ¿Quieres hacer feliz a todos tus clientes o solo a algunos?

La siguiente gráfica muestra qué software está enfocado en residentes pagos y el personal de coworking y a cuál le preocupan todos los residentes. Esto te ayudará a realizar una elección informada dependiendo de las estrategias de tu negocio.

Diferentes métricas para medir el éxito

En este punto, entendemos claramente que un software de coworking puede ser clasificado según la audiencia que tiene como objetivo. Por favor usa como referencia la imagen anterior, Officernd, Cobot y Nexudus están enfocadas principalmente en los empleados de un espacio de trabajo y en residentes pagos. andcards está enfocada para todos los residentes, incluyendo a los que pagan.

Naturalmente, los productos desarrollados para diferentes audiencias tendrán diferentes métricas para su aplicación exitosa.

• Otro software: el software enfocado en los administradores se enfoca en métricas como la utilización del espacio o el rendimiento financiero. Estas métricas no tienen nada que ver con la experiencia del cliente y requieren todos los datos posibles. Para obtener los datos requeridos para el análisis, este software se enfoca en un espectro creciente de características para una docena de los miembros de tu equipo de gestión.
• andcards: Como andcards es un producto para todos los inquilinos, su eficiencia es medida en el compromiso del usuario, la tasa de activación y el uso del app a través de todos los miembros, los cuales incluyen a cientos de personas.

Negocio y tipos de precio

La diferencia en los resultados del enfoque del producto resulta en una diferente estructura de precio.

Otro software: Un software de gestión de espacio de coworking está dedicado a los administradores, así que su necesidad principal es gestionar personas. No gestionas a todos, solo a los que pagan por la membresía mensual. Así que el precio de este software depende usualmente del número de miembros (cobro por miembro).

andcards: Como el software de espacio de coworking está enfocado a todos los inquilinos, su enfoque principal es tener a todas las personas en el app. andcards ofrece un pago por sucursal con miembros ilimitados, incentivando la construcción de una plataforma inclusiva para todos los residentes.

¿Qué app es mejor para mí?

Parece que sabes bastante sobre el software de coworking, su clasificación y los criterios principales para comparar a los más grandes del mercado.

Creo que cuando comiences a considerar opciones, no te asombrarás con una gran variedad de características y contarás solo las soluciones que ofrece la tecnología.

Luego, si necesitas una herramienta para tus empleados para ayudarlos a gestionar y administrar el espacio de trabajo, tienes dos opciones:

1. Obtener un software que combine CRM + Contabilidad + cualquier cosa = Officernd, Cobot, Nexudus, etc.
2. Obtener un arreglo de las mejores apps (una solución separada e innovadora para cada propósito) conectada con tu software de espacio de coworking principal a través de integraciones inteligentes = andcards.

Ambos enfoques tienen sus propios méritos y te recomiendo encarecidamente estudiarlos antes de hacer tu elección.

Consejo: Ten cuidado al establecer tus prioridades, ya que puedes terminar pagando por un conjunto de herramientas que tu equipo de profesionales no estará utilizando. ¿No crees que es mejor invertir en la felicidad de tus miembros, considerando que tus ganancias dependen de ellos?

Si estás más enfocado en los clientes y quieres proporcionarles a los miembros con un método sencillo para descubrir y obtener tus servicios, entonces escoge andcards. En realidad no hay otra buena alternativa para el app de coworking enfocada en los miembros, ya que en el mundo de los software de coworking, solo andcards está enfocada en la experiencia de sus inquilinos.

¿Has probado andcards? Inténtalo, programa una llamada de demostración con nosotros.